如何处理长文档，是在工作中经常遇到的问题。Word 2000 为处 理长文档提供了很多强大实用的功能。本章详细地介绍了长文档处 理的一些技巧，如果掌握了这些长文档的技巧，在处理长文档时就可以达到事半功倍的效果。
和大家一样，我使用Microsoft Word已经很长时间了，有些心得，写下来供大家参考，特别是供准备打印论文的研究生参考。首先想谈谈怎样处理长文档。我使用的版本是Office XP。也推荐大家使用。
长文档的具体例子是一本完整的书，有封面、序言、目录、正文（章节目）、附录、参考文献、索引，以及页眉、页脚、注释、图表、公式等。我们的目的是要做得美观、方便。美观当然不必多说，重要的是方便，即易于处理。这就必须利用word本身的自动功能。
一、认识Word
这里不想写成书店里的大部头的毫无用处的教程或指南，它们基本上不会比word的帮助强多少。（用word的人99％没有认真读过它的帮助，所以99％的人是把word当写字板来用的。）
1．粗略地说，word工具栏包括3排，菜单栏、常用工具和常用格式；文档操作区下面是水平滚动条和状态栏。请把鼠标放到每一个按钮上，看看它们都是什么。
2．【文件】菜单里的【页面设置】是最需要注意的。一篇文档的边距、纸张大小全都靠它来设置。Word默认的设置是比较美观的，建议不要去更改它。
3．【编辑】菜单里的【选择性粘贴】是需要注意的。常常发生这样的事情，我们从网页中拷贝了一些内容，往word粘贴时附带有其原始格式，可是我们常常不需要这些格式，这时在粘贴的时候就要注意选择【选择性粘贴】中的“无格式文本”。其次是【查找和替换】。这是非常重要而又复杂的功能。比如我们想把所有的数字改成红色，或是把所有两个回车改成一个回车，出填空题的时候只要把带答案的题目全都写上，然后把答案加上下划线，再把所有带有下划线的文字改成白色而下划线改成黑色，等等，都可以容易地做到。但说起来很复杂，留待以后处理了。
4．【视图】中需要注意的是【文档结构图】。如果你设置了各级标题，打开它就可以一目了然的看到文章的结构，这会是很好的文档导航。还有【页眉和页脚】，当你没有设置任何页眉页脚的时候，必须通过它才能显示处理。
5．【插入】是我们最常用的。【分隔符】中的分栏、分页、分节我们都将用到。【脚注和尾注】大概是最常用的，也是很微妙的，关键在于除非不得已，千万不要手动添加注释，这会为以后的处理带来麻烦。Word的强大功能可以很容易地做到脚注尾注互转、页下注和章后注、篇末注互转等等。建议给脚注设置一个方便的快捷键（我用的是Alt＋F）。【图式】包括丰富的内容，比如各种图例。
6．【格式】。这部分内容是重点，我们将在下面介绍。
7．【工具】中的“宏”是很有用的。比如你要重复一个很烦琐的操作，可以把这个操作录制下来，定义一个快捷键，可以很方便的重复使用。【选项】定义着word的大部分功能，建议仔细看看。
8．【表格】是需要专门说明的。Word的表格功能实在是强大。
9．工具栏中的“格式刷”需要专门说一下。功能是：把某段文字的格式应用到其他文字上去。用法是：高亮（通常是涂黑）需要定义的格式的文字，然后单击格式刷，出现格式刷图标之后，涂黑需要应用的文字；如果要重复使用，请双击格式刷，再一次一次地应用，应用完毕请按Esc键。
10．快捷键：建议经常使用常用的快捷键。我们一般是左手键盘、右手鼠标，而最常用的快捷键就在左手。Ctrl＋A是全选；Ctrl＋C是复制；Ctrl＋V是粘贴；Ctrl＋S是保存；Ctrl＋W是关闭；Ctrl＋E是居中等等。当然还可以自己定义快捷键。如果你安装了金山词霸，Ctrl＋Alt＋Z就可以打开。
